关于固定资产管理的几点建议,快来看看吧!

固定资产管理是公司行政管理的重头戏,它直接影响到企业运营成本与产品成本,也影响企业年审和财报。固定资产主要是企业为生产商品、提供劳务、经营管理或者其他活动所持有的,使用年限超过一个会计年度的有形产品。针对固定资产的采购与使用过程,我们可以分阶段进行。一起来来如何高效完成固定资产管理的工作吧!

一、初期:申购期

这个阶段,企业主要申购的物品包括打印机、电脑、空调等大额物件,以及包括办公用品等小额物件,在购置办公用品之后,可以进行初期管理。

1、借助技术,实现条码化管理。

将购置的打印机、电脑、空调等大额物件的相关数据输入计算机,如:

MacBookAir笔记本电脑数量102017.4.13购入使用(保管)部门:技术部

格力空调(挂机)数量52017.4.13购入保管部门:行政部

条码上的内容可以根据公司的具体要求自己设定,然后由计算机自动打印生成不干胶条形码,再将条形码贴在固定资产实物上。

通过这一方法,不仅能够对大额物件的使用部门进行明显区分,又能直接通过专门的条码识别器对大额物件上的条码进行阅读,因为信息会自动存储在条形码识别器中,所以追踪条形码就能对大额物件的整个生命周期进行管理,在以后的盘点工作中会带来极大的便利。

2、标签管理

如果企业并不具备条形码技术,可以对大额物件进行编号,将编号录入到公司的企业资源管理系统(ERP)中,生成编号贴,贴在机身上,同时打印几份固定资产的纸质文件,张贴在物件附近。一般企业资源管理系统和纸质文件中记载下列信息,如:

编号001(电脑)价格5k使用年限5年采购部申购

3、小额物件管理

由于小额物件,特别是纸、笔等物品数量多、易折损且无法分配管理到个人,因此记录其初始数量、价格、使用年限和折损率,定期进行核查。

二、中期:跟踪、维修和转移期

1、追踪与维修:大额物件的条形码和标签记录,使其都能追踪到负责的个人,大部分公用区域的大额物件都由行政部门负责,中期只需要定期去检查,检测设备的具体使用情况,如果出现故障,及时联系报修。

2、流动物件管理:在FM(设备管理)理念中,提出了一种控制资产空间位置的来达到固定资产管理的思维方式。即在某一使用场景下,用空间位置来标记物件。如在一个办公区域,它包括一整套的办公桌椅、垃圾桶和办公用品等,就划定这个办公空间,标记拥有几张办公桌、几个垃圾桶和具体的办公用品。

通过这一方式,不仅可以将具体的物件部署到相应正确的工作空间之中,如在会议室布置会议桌椅、投影仪等,同时也可以将物件放置到正确的空间位置,如每个编号的座椅相应放在对应编号的办公桌之前。

这种管理方式,既记录了物件放置初始状态的空间位置,又记录了其使用寿命周期内的不断变换的位置,并且因为具体的场景和在该空间的人员也发生了关联。

除此之外,对于流动物件,需要对它的具体信息做好登记,包括借用人的姓名、具体去向、使用时间等,所以中期做好仪器的发放和回收。

三、年终盘存期

1、FM理念下的盘存:

根据空间划分,年终盘点时只需要进行空间内的抽查和核算,进行抽查就可以安排在人手富余的空闲时间段内完成。甚至于在较为严格的搬迁管理流程之下可以完全无需盘点,这实际上是借助于信息化技术“告别”了固定资产的大盘点模式。

2、盘点ERP系统或条形码识别器内的东西,然后制作盘存报告。

在前期充分利用条形码技术或企业资源管理系统的前提下,直接将存储数据导出,进行盘存,并制作盘存报告,交由部门领导审核后,再提交到到财务部门。

3、盘存物件报废

一些小额物件、低值耐耗品,在追踪期会进行更换,但针对一些大额物件、高值耐耗品,都有一定使用年限,例如一台MacBook笔记本电脑,报废时间是5年,在5年内丢失,需要按原价赔偿;在四年后丢失这台电脑,根据每年的折旧率,只需要赔偿几百块;在五年后丢失就不作追查。

总而言之,打好前期和中期的战役,让年终盘点的时候不至于手忙脚乱,让自己也能从容面对,以上就是关于固定资产管理的内容,希望对您有所帮助!

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