史上最详细的费用报销流程,速速收藏转发!

费用报销流程还不清楚?那你就要来看一下这篇干货啦~帮你理清各个流程,提升工作效率~

最近在培训新同事的时候,都问到了员工借款报销的账务要怎么处理这个问题,想了一下这也是咱们会计经常会遇到的问题,所以今天我就写了这篇干货跟大家分享一下!

先举个例子:

业务部员工小明4月1日要购买一批材料,需要向财务部申请资金,采购完毕后才能报销。那么整个流程是怎样的呢?

1

员工借款

1.小明发起借款申请,申请书上要注明何人何时要在何地购买什么材料,预计需要多少资金等等,如果还有其他说明也一并附上,这就是借款申请书;

2.将借款申请书交给他的上级审批,上级审批确认无误后,再交给会计;

3.会计要进行复核,主要核查这份借款申请书是否真的经过了上级的审批,资金的用途是否含糊其辞,判断这笔借款金额是否合理等等。要注意的是,会计复核需要一定的经验,比如小公司购买一次中秋节礼物作为员工福利,申请五六千块钱,是否真的合理?

4.会计复核确认无误后,生成记账凭证,并将该凭证送达出纳手中;

5.出纳根据会计出示的记账凭证,付款给小明,登记相关的日记账,最后将凭证归还给会计。

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以上是规范的员工借款流程。有些公司的借款流程没有上述的繁琐,会计审核了借款申请后先交由出纳付款,付款完毕后会计再根据日记账等生成原始凭证。

这样的流程也没有问题,只是需要会计确认两次凭证,并且保证不出错,效率相对来说较低一些。

但是,个别公司的流程报销流程中,业务员直接拿申请书找出纳要钱,这是极不规范的行为,如果金钱方面除了差错,会计也要被追究责任的。

借款账务处理

很多公司对借款这一步不做账务处理,这也是不规范的,会计人员应及时跟进账上的资金去向。会计分录为:

借:其他应收款小明

贷:库存现金/银行存款

2

报销冲账

报销冲账的处理与员工的借款申请步骤类似,区别在于第一步,小明发起冲账申请,要准备的材料包括借款申请书的复印件、采购发票以及冲账申请书。冲账申请书要注明何人何时在何地为何事实际花了多少金额,应退回公司多少钱或者公司还应支付多少钱。如果还有其他可以证明本次业务的凭证,也可以一并呈上。

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此外,财务要注意审核实际报销的金额数字、大小写、发票的真实性、整个业务的合理性,要注意凭证是否齐全。

报销账务处理

1)钱刚好够花
小明买材料花了1000元,会计审核无误,予以报销,转账1000元到小明账户。此时账务处理为:

借:管理费用

应交税费–应交增值税(进项税额)

贷:其他应收款—小明

2)钱不够花
小明买材料实际花了1500元,那么:

借:借:管理费用

应交税费–应交增值税(进项税额)

贷:其他应收款—小明

银行存款(差额)

3)钱给多了
小明买材料花了800元,那么:

借:管理费用

应交税费–应交增值税(进项税额)

银行存款(差额)

贷:其他应收款—小明

注意:

1.是否产生进项税要看发票类型;

2.钱给多了,小明实际没有花完借款的金额,要归还公司的钱,但是借款上已作账务处理“其他应收款—小明”,因此公司可以开收据给小明,这张收据也是支持性凭证。

以上就是报销的流程及账务处理了,可以转发给公司的其他小伙伴、明确报销流程哟~

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